社内コミュニケーション活性化、チームビルディング、社員のリフレッシュなどの目的で、社員旅行を実施する企業は多いです。このような効果を得るためには、幹事がしっかりと準備をしておく必要があります。

本記事では、「社員旅行の幹事になったけれど何から手を付ければよいのかわからない」という方に向けて、幹事がやるべきことを詳しく解説します。また、失敗しないためのコツや、社員旅行を成功させるためのポイント、社員旅行におすすめのアクティビティも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

社員旅行の幹事になったら何をする？

社員旅行の幹事になったら、まず旅行の計画を立てなければなりません。また、当日までの準備、旅行中と旅行が終わってからも、やるべきことが多々あります。ここでは、

• 旅行の計画を立てる
• 旅行当日までにやるべきこと
• 旅行中にやるべきこと
• 旅行が終わってからやるべきこと

上記4つに分けて、幹事になったら何をすればよいのかを詳しく解説します。

旅行の計画を立てる

旅行の計画は、以下の流れで進めていくとスムーズです。

1. 旅行の目的を決める
2. 社内でアンケートを取る
3. 旅行先と日程、予算を決める
4. 移動手段と宿泊先を決める
5. 旅行先でやりたいことを決める
6. 旅行会社に問い合わせる

1つずつ、詳しく見ていきましょう。

1.旅行の目的を決める

まずは、社員旅行の目的を決めます。目的というと難しく感じるかもしれませんが、「この旅行で社員に何を感じてほしいか」「旅行が終わった後にどのような状態になっていてほしいか」と考えるとよいでしょう。

はじめに旅行の目的を明確にすることで、旅行先や内容を決めやすくなります。

2.社内でアンケートを取る

社員旅行の内容は、社員のニーズに沿ったものにすることが大切です。社員が「参加したい」と思うような旅行プランを立てなければ、参加者が集まらない可能性があります。また、社員のニーズに沿った旅行プランとすることで、効果や満足度も高められるでしょう。

アンケートでは、以下の項目を社員に確認します。

• 希望の旅行先
• 旅行の日程（実施時期、泊数）
• 旅行先でやりたいこと
• 旅行の予算
• 食事アレルギーの有無　など

旅行先や日程は、会社側からいくつか候補を提示してもよいでしょう。日程の候補を提示する場合は、できるだけ多くの社員が参加できそうな日を選ぶようにしてください。具体的には、仕事の繁忙期や他の社内行事、子どもの学校行事などとも重ならないような時期で検討します。

3.旅行先と日程、予算を決める

社内でアンケートを取ったら、その結果をもとに旅行先と日程、予算を決定します。

予算については、「一人あたりいくら」で設定するのが一般的です。また、社員旅行を福利厚生費として計上するなら、日程は4泊5日以内とする必要があります。他にも、全員を対象として50％以上が参加すること、旅行の内容が一般的に受け入れられるものであることなど、福利厚生費として計上するためにはいくつか条件がありますので、税理士などと相談しながら決めることをおすすめします。

4.移動手段と宿泊先を決める

次に、旅行先まで何で移動するのか（飛行機、新幹線、バス など）、どこに宿泊するのかを決定します。

宿泊先は選択肢が多いため、候補を絞り込むのもなかなか大変です。選びきれないときは、求める条件を整理して、旅行会社に相談してみてもよいでしょう。求める条件とは、たとえば宿泊エリアや、ホテルのランク、部屋のタイプ、食事の形式やジャンルなどです。

5.旅行先でやりたいことを決める

次に、アンケートの結果をもとに、「旅行先で具体的に何をするのか」を決めていきます。たとえば、チームビルディングにつながるアクティビティや、豪華な会場を貸し切っての宴会・パーティー、そのパーティーのなかで社内表彰式を実施するケースもあります。

旅行先でどのようなことを行うのかによって、見積金額も変わりますので、旅行会社に問い合わせる前に明確にしておきましょう。

6.旅行会社に問い合わせる

大まかなプランが見えてきたら、旅行会社に問い合わせて見積もりを依頼します。見積もりは、複数の旅行会社に依頼することをおすすめします。旅行会社によって提案の内容や金額も違いますので、よく比較検討したうえで、お任せする旅行会社を決定しましょう。

また、社員旅行のような団体旅行は、個人旅行に比べて見積もりを出すのに時間がかかります。そのため、スケジュールに余裕を持って問い合わせをすることが重要です。旅行先や参加人数、時期などにもよりますが、遅くても出発日の4ヵ月前には問い合わせをしたほうがよいでしょう。早めに問い合わせをするほど、希望する日程・プランでの旅行が実現しやすくなります。

旅行当日までにやるべきこと

旅行プランが決まったら、幹事は当日までにいろいろと準備をしなければなりません。

まずは、出欠の確認です。最終的な参加人数を確認し、旅行会社が定める期限までに報告する必要があります。社員の出欠の回答期限は、旅行会社への報告期限ぎりぎりではなく、少し余裕を持って設定することをおすすめします。ぎりぎりに設定すると、回答がそろわなかった場合に後々トラブルになる可能性があるためです。また、仕事が忙しいなかで社員旅行の案内を見落としていたり、回答期限を忘れていたりする社員もいるかもしれませんので、何度かリマインドをするとよいでしょう。

それから、飛行機や新幹線の座席、宿泊先の部屋割りも決めなくてはなりません。これらは、出発日の1、2ヵ月前までに旅行会社に報告しなければならない場合が多いです。座席や部屋割りも、可能な限り社員の希望を反映できるとよいでしょう。

その他にも、

• 旅行のしおりの作成
• 保険の加入手続き
• 宴会やパーティーなどで実施する企画（ゲームなど）の決定
• ゲームグッズや景品の手配
• アクティビティ参加者の確認と施設の予約

など、幹事がやるべきことは多々あります。当日に間に合うように、他の社員や旅行会社とも協力しながら準備を進めていきましょう。

旅行中にやるべきこと

旅行中は、旅行がスケジュール通りに進むように、幹事は周りに気を配りましょう。何かトラブルやイレギュラーが発生したときに、対応を求められるのも幹事です。急病人やケガ人が出たときのことを想定し、事前に旅行先にある医療機関を確認しておくなど事前準備をしておくと、万が一の際も落ち着いて対応ができるでしょう。

また、旅行中の写真を撮影し、後日社内報などで共有すると、社員に喜ばれます。

それから、ご自身が旅行を楽しむことも大切です。幹事はやることが多く大変な役割ですが、せっかくの社員旅行ですから、旅行中はいろいろなことに気を配りつつも、楽しむことも忘れないでください。

旅行が終わってからやるべきこと

旅行が終わった後も、幹事がやらなければならないことがあります。まずは、できるだけ早めに会計報告をしましょう。旅行の準備にかかった費用、旅行中にかかった費用のすべてを整理し、報告書にまとめます。領収書はなくさないように、きちんと管理しておきましょう。

また、旅行が終わったら、可能なら参加した社員に対してアンケートを実施することをおすすめします。アンケートを取ることで、社員旅行に対する満足度を把握できますし、集まった意見は次回の社員旅行に活かすこともできます。

社員旅行の幹事はやることが多い！失敗しないためのコツ

ここまでに紹介したように、社員旅行の幹事がやるべきことは非常に多くあります。全部こなせるか不安、失敗しないか不安という方に向けて、準備をスムーズに進めるコツを紹介します。

余裕を持って準備をはじめる

先ほどお伝えしたように、旅行会社への問い合わせ（見積もり依頼）は、遅くても出発日の4ヵ月前までにはしたほうがよいでしょう。そうなると、「旅行の計画を立てる」の項で紹介したステップ1～5までは、もっと早くに済ませておかなければなりません。

人気の宿泊施設などは予約が埋まるのも早いので、4ヵ月前に問い合わせても確保できない場合もあります。できるだけ早めに問い合わせをするために、準備も早めにとりかかることが大切です。余裕があるほど、希望する旅行プランが実現しやすくなります。また、心にもゆとりができて、急な変更やトラブルにも落ち着いて対応できるようになるでしょう。

変更やキャンセルの規定は参加者にも周知する

社員旅行に関するよくある失敗の1つに、「変更やキャンセルができる期限、キャンセル料などを幹事だけが知っていて、参加者が知らなかった」というケースがあります。このような事態になると、無駄な費用が発生することになりますし、参加者の満足度も下がってしまう恐れがあります。

変更やキャンセルの規定については、できるだけ早い段階で旅行会社に確認しておきましょう。そして、出欠確認をする際、案内文にキャンセル規定についても記載し、参加者にも周知しておくことが大切です。

役割分担をする

旅行の企画や準備、旅行中の気配りまで、すべて幹事が一人でこなすのは大変です。負担を分散させるためにも、社員旅行の幹事は個人ではなくチームにして、役割を分けることをおすすめします。幹事にも他の社員同様にこなさなければならない通常業務がありますし、負担が大きすぎると、旅行を楽しめなくなってしまいます。チーム内で役割分担をしておくと、一人ひとりの負担が減り、企画や準備もスムーズに進むようになります。

【役割分担の例】

• チームリーダー
• 副リーダー
• 交通手配担当
• 宿泊施設担当
• アクティビティ担当
• 会計担当 など

任せられる業務は旅行会社に任せる

旅行会社のなかには、旅行プランの提案や予約手配などだけでなく、幹事の負担を軽減するためのサービスを提供しているところもあります。たとえば、以下のようなサービスです。

• 参加者への連絡（参加の募集、旅行の案内など）
• 参加者からの質問に直接回答
• 現地での言語サポート など

幹事の負担を減らすためにも、旅行会社に任せられる業務は任せてしまってはいかがでしょうか。旅行会社を選ぶ際は、提案の内容や見積金額ももちろん重要なポイントですが、幹事向けのサポートがあるかどうかもチェックするとよいでしょう。

社員旅行を成功させるためのポイント

最後に、社員旅行を成功させるための2つのポイントを紹介します。

「社員が楽しめる旅行にする」ことを意識する

社員旅行は、社員にリフレッシュしてもらうための機会でもあります。どのような目的であっても、社員が楽しめるような旅行にすることが大切です。事前にアンケートを取って社員のニーズを把握し、可能な限りプランに反映させましょう。

また、参加者の立場になって、細かい部分にも配慮することで、より満足度を高めることができます。具体的には、焦って移動しなくてもよいように余裕のあるスケジュールを組む、食事の内容にもこだわる、各自で自由に楽しめる時間も設けるなどの点も、企画の際に意識してみてください。

全員で楽しめるアクティビティ・ゲームを取り入れる

社員にリフレッシュしてもらうためには、社員旅行のなかでフリータイムを設けることも大切です。しかし、せっかくの社員旅行なので、何か全員で取り組めるアクティビティやゲームを取り入れることをおすすめします。特に、社内コミュニケーション活性化やチームビルディングを目的とする旅行の場合は、そのようなアクティビティ・ゲームを取り入れることで、高い効果が期待できます。

ここでは、株式会社IKUSAが提供する社員旅行におすすめのアクティビティ・ゲームを4つ紹介します。

チャンバラ合戦

「チャンバラ合戦」は、特注のスポンジ製の刀を使った合戦アクティビティです。参加者は、利き腕とは逆の腕に、自分の「命」となるボールを装着して戦います。これをスポンジ製の刀で落とし合うというものです。ルールが非常に簡単なので、年齢や性別、国籍、体力差に関係なく皆で楽しめます。社員旅行で「何か全員で体を動かすアクティビティを実施したい」と考えている場合におすすめです。

合戦形式は複数ありますが、「全滅戦」と「大将戦」は2軍（チーム）以上に分かれて戦うため、コミュニケーション活性化、チームビルディングといった効果が期待できるでしょう。デスクワークが多い会社なら、社員の運動不足解消にも効果的です。

また、軍議（作戦タイム）と合戦を繰り返し行うため、ビジネスの基本であるPDCAサイクルを体験できます。楽しいだけでなく学びもあるというのが、このアクティビティの特徴です。

チームビルディングBBQ

「チームビルディングBBQ」は、企業向けの出張BBQサービスです。BBQに必要な食材やドリンク、機材などはすべてIKUSAでご用意いたしますので、手ぶらでBBQをお楽しみいただけます。また、提携会場で実施いただく場合は、予約もIKUSAに任せられるため、幹事の負担を減らすことができます。

そして、BBQだけでなくチームビルディングにつながるアクティビティがセットになっているというのが、「チームビルディングBBQ」の特徴です。アクティビティは、食材の重さを当てるゲーム、オリジナルカレー作りなど4種類のなかから好きなものを選択いただけます。

ヒラメキクエスト

「ヒラメキクエスト」は、チームで謎解きや写真撮影のミッションに取り組み、ポイントを獲得していくアクティビティです。

ミッションをクリアするにはチームのメンバー同士で力を合わせる必要があるため、コミュニケーション活性化、チームビルディングといった効果が期待できます。エリア内を歩き回りながらミッションに取り組む周遊型のアクティビティですので、社員の運動不足解消にもなるでしょう。また、アクティビティ中に撮影した写真は、社員旅行のよい思い出になるはずです。

「ヒラメキクエスト」は、全国どこでも、屋内・屋外問わず実施していただけます。

ご当地格付けバトル

「ご当地格付けバトル」は、食べ物や飲み物の「一流の品」を当てるゲームのご当地バージョンです。

【問題の例】

• 複数のお酒を用意して、そのなかから地域の地酒を当てる。
• 旅行先が北海道なら、種類の異なるカニを複数用意し、そのなかから「毛ガニ」を当てる。

その地域の名物を、ゲームを通して味わってみてはいかがでしょうか。進行はプロのMCが担当いたしますので、盛り上がること間違いなしです。

まとめ

社員旅行を成功させるには、社員のニーズに沿った旅行プランとすることが大切です。そして、希望する旅行プランが実現できるように、早めに準備にとりかかりましょう。

社員旅行の幹事になると、やるべきことが非常に多くなります。社員旅行を成功させるために、そして本業に支障が出ないようにするためにも、旅行会社に任せられるものは任せるのもポイントです。せっかくの社員旅行ですから、ご自身が旅行を楽しむことも忘れないでください。