企業やブランドの周年事業において、500人規模の周年記念イベントを開催することで、大きく盛り上げることができます。

しかし、大規模なイベントを実施する際にはノウハウが必要で、「大人数のイベント運営に不安がある」「予算配分や準備期間の目安がわからない」といった悩みを抱えている方が少なくないのではないでしょうか。

本記事では、周年事業で500人規模の周年記念イベントを成功させるための企画・運営ノウハウを紹介します。

周年事業・周年記念イベントとは

周年事業とは、会社やブランドの設立から5年、10年、20年などの節目を祝う事業です。また、周年記念イベントは、周年事業の一環として実施されるパーティーや記者発表会などのイベントを指します。

周年記念イベントの種類

周年記念イベントは、対象者（社内向け・社外向け）によって異なります。

社内向け・社外向けのイベントの例を以下に記載します。

社内向けのイベントの例

• 式典・パーティー
• 社内レクリエーション
• 社員総会・納会
• 社員旅行

社外向けのイベントの例

• 式典・パーティー
• 記者発表会・新商品発表会

周年事業・周年記念イベントを実施する目的・効果

周年事業は営利を目的としており、節目を迎えられたことを祝い、会社やブランドのさらなる発展につなげる必要があります。そのため、周年記念イベントを成功させ、会社やブランドに大きな利益をもたらすように実施することが求められます。

周年事業・周年記念イベントをおこなう具体的な目的を以下に記載します。

• ブランディング（リブランディング）
• ステークホルダーとの関係構築
• 社内の活性化・モチベーション向上
• 会社・ブランドの認知拡大
• ビジョンの共有
• 歴史の振り返り
• 社員の帰属意識向上

500人規模の周年記念イベントを実施するメリット

周年事業・周年記念イベントを実施することで得られる効果に続いて、500人規模の周年記念イベントを実施するメリットを以下に記載します。

• 幅広いステークホルダーとの関係構築
• 規模を拡大させることによる認知拡大・ブランディングなどの効果向上
• 全社的な一体感の醸成

周年記念イベントの規模を拡大させることで、「目的・効果」で紹介した項目における一部の効果を高めることが期待できます。

しかし一方で、イベントの参加者が大人数になると、運営が難しくなる場合があります。500人規模のイベントを実施する際には、円滑に進行して参加者にストレスを与えず、全体として盛り上げることが重要です。

500人規模のイベントの実施を検討している方は、500～3000人規模のイベントを実施した実績が豊富なIKUSAにぜひご相談ください。

周年記念イベントを成功させる企画・運営のポイント

周年記念イベントを成功させるには、企画、運営、実施後の対応までの流れやポイントを把握し、入念に準備をすることが重要です。

下記の項目について、それぞれのポイントを紹介します。

• 目標設定
• 実施時期・準備期間
• 会場選定
• 招待状の作成
• 予算配分
• プログラム
• 演出
• 当日の運営体制・スタッフ配置
• 緊急事態への対処・危機管理
• 実施後の対応

目的・目標設定

「企業・ブランドのブランディング（リブランディング）」、「新商品・サービスの認知拡大」、「社員のモチベーション向上」など、周年記念イベントの目的や具体的な目標を定めることで、企画を立てるうえでの判断基準になり、一貫した内容にすることができます。また、指標が明確になることで、効果検証がしやすくなり、次回以降に活かすことも可能です。

目標については、定量的な目標（数値化できる目標）と、定性的な目標（数値化できない目標）を定めることが大切です。たとえば、新商品・サービスの認知拡大を目的とする場合には、記事の閲覧数、動画の視聴数、SNSの投稿数などが指標として挙げられます。

ターゲット設定

目的や目標と合わせて、周年記念イベントを実施する際のターゲットを明確にすることも重要です。ターゲットの例としては、社員、株主・取引先、一般消費者などが挙げられます。

ターゲットが株主・取引先であれば、感謝を伝えたり、ビジョンを明確にしたりすることが大切です。ターゲットを明確にすることで、周年記念イベントの内容や招待する対象者を効率的に決めていくことにつながります。

実施時期・準備期間

周年記念イベントの開催時期は、企業の創業・創立・設立や、ブランドを設立した記念日に合わせるのが一般的です。記念日での実施が難しい場合は、近い日時に設定するとよいでしょう。また、ターゲットに応じて、平日・土日祝日のどちらにするか、月初・五十日（ごとうび）・月末を避けるかなどを決めるのも大切です。

準備期間としては、500人規模の周年記念イベントでは半年～1年前から準備をはじめるのがおすすめです。

会場選定

500人規模の周年記念イベントを実施するための会場は、遅くとも半年前までには予約をしておくことが望ましいといえます。大人数のイベントを実施できる会場は限られており、土日祝日は予約が埋まりやすいことから、早めの準備が大切です。

周年記念イベントでパーティーを実施する場合は、着席形式であれば500人の全員が着席できる会場、立食パーティーであれば800㎡～1200㎡程度の広さがある会場が目安となります。

また、周年記念イベントの内容に応じて、必要な設備がある会場を選ぶことも重要です。ステージ、司会者が立つための演台、マイク、音響・照明設備などの有無を確認し、周年記念イベントを実施するために十分な会場を手配しましょう。

招待状の作成

周年記念イベントは会社やブランドのイメージを左右するため、招待状にこだわることも大切です。特別感のあるデザインや素材の招待状を作成し、企業やブランドのカラーやロゴなども効果的に活用しましょう。

また、招待状はフォーマルな内容にするのが一般的です。招待する対象者への感謝や周年記念イベントの実施に関するフォーマルな挨拶文を作成しましょう。そのうえで、日時、場所などの情報を簡潔に箇条書きで記載することが重要です。

招待状の送付時期は、一般的に周年記念イベントを実施する2～3ヶ月前が適切とされています。ただし、株主や顧客、社内の重役など、日程を確保してもらうためにより早く招待状を送る必要がある場合は、半年ほど前を目途に招待状を送ることも検討しましょう。

予算配分

• 会場費（20～30％程度）
• 飲食費（30～40％程度）
• 広告費（20～30％程度）
• 予備費（10％程度）

上記が一般的な費用の種類と予算配分です。また、優先順位の高い費用から順に記載しています。

周年記念イベントでは招待した方々をもてなすことが重要なため、会場費や飲食費にまず予算を割くことが大切です。招待する人数に対して、予算が不足しないように設定する必要があります。また、周年事業のプロモーションやマーケティングを行う際には、広告費に予算を割きます。広告費についても、予算が不足しないように設定しましょう。記念品などを制作する場合は、広告費から予算を割きます。

周年記念イベントでは、予算配分よりも、予算設定が重要です。予算を組む段階から、周年記念イベントに招待する人数や実施する目的などを決めておき、会場費、飲食費、広告費が不足しないように予算を設定しておきましょう。

プログラム

周年記念イベントのプログラムの例を以下に記載します。

1. オープニング
2. 式典・セレモニー
3. エンターテイメント（ショーなど）
4. 食事・歓談
5. 社内表彰式
6. エンディング

周年記念イベントにおける適切なプログラムは、目的やターゲットによって異なります。上記の周年記念イベントのプログラムの例は、社内向け周年記念イベントを想定した内容です。プログラムの前半にフォーマルな項目を入れ、後半にかけて社員が楽しめる内容を実施し、最も盛り上がる社内表彰式をエンディングの直前におこなう構成です。

全体の時間は3時間程度に設定すると良いでしょう。メリハリをつけて3時間以内で実施し、参加者が飽きないようにすることが重要です。

式典・セレモニーでは、代表者の挨拶や、来賓の祝辞、振り返りやビジョンの共有などをおこない、30分程度が目安となります。エンターテイメントは15～30分程度、食事・歓談は40～60分程度とし、社内表彰式は20～30分程度とすると、3時間程度で実施することができます。

演出

周年記念イベントの演出に関する例を以下に記載します。

• オープニングムービー・エンディングムービー
• エンターテイメント（ショーなど）
• 代表者スピーチ
• 新商品・サービスのプロモーションムービー
• プロジェクションマッピングによる空間演出
• 照明演出
• 会社・ブランドの沿革をまとめたムービー
• 受賞者のドレスアップ
• 司会者・MCによる盛り上げ
• レクリエーション（ビンゴやクイズ大会など）
• 記念品の配布
• 参加者によるパフォーマンス
• 体験型アクティビティ

周年記念イベントを演出する際に、参加者がワクワクできる演出を取り入れることで、感動的なイベントにすることができます。映像、照明、エンターテイメントなどを取り入れ、参加者が楽しく没入できるように演出することが重要です。

当日の運営体制・スタッフ配置

500人規模の周年イベントを円滑に運営するには、会場のレイアウト・導線や実施する内容に応じて、スムーズに進行できるように適切な準備をすることが重要です。会場のレイアウト図を作成し、プログラムの流れに沿って、運営に携わるスタッフの誰が、どのように動くかを確認しておきましょう。また、会場のスタッフに飲食物を運んだり、機材・備品を使用したりしてもらう場合には、打合せをしておく必要があります。

周年記念イベントを実施する際の役割としては、受付、会場の案内・誘導、来賓対応、司会、演出、進行管理などが挙げられます。また、ケータリングやオードブルなどの飲食物や、エンターテイメントの実施などに関する業者に依頼している場合は、対応するための人員も必要になります。

500人規模の周年記念イベントを実施する際には、30名程度の人員を目安として、会場のスタッフやケータリング業者のスタッフなどに協力してもらえる場合は、それに応じて人数を調整するのがおすすめです。

緊急事態への対応・危機管理

周年記念イベントでは、機材トラブルや、急病人が出るなどの緊急事態が発生する可能性があります。事前に考えられる緊急事態を洗い出し、対応方法を確認しておくことで、危機管理につながります。

周年記念イベントで起こりうる緊急事態の例を以下に記載します。

• 食中毒
• 自然災害（火災・台風など）
• 人為災害（火災・テロなど）
• 個人情報の漏洩
• 機材トラブル・故障
• ケガ・急病

実施後の対応

周年記念イベントを実施する際は、実施後の対応をおこなうことも重要です。たとえば、参加者へのお礼状の送付、記念品の配布などが挙げられます。

また、周年記念イベントの様子を記録し、参加者やその他のステークホルダーに共有することも大切です。周年記念イベントを撮影した写真や映像を編集することで、参加することができなかった関係者にも当日の様子を伝えることができます。

まとめ

本記事では、周年事業の一環として実施する周年記念イベントの企画段階から実施後の対応までのポイントを紹介しました。500人規模で実施する際は、会場の手配から早めに準備を進めることが大切です。適切に準備をして、周年記念イベントを盛り上げましょう。