ビジネスや研究、医療、スポーツなどさまざまな分野で開催されているカンファレンス。「会議やミーティングと何が違うのか」「どのように企画を進めればよいのか」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、カンファレンスの基本的な概要や種類、開催形式、開催するメリット・デメリットに加えて、具体的な開催手順や、参加者の満足度を高めるおすすめの企画も解説します。

カンファレンスとは

カンファレンス（Conference）とは、特定のテーマに沿った情報を共有し、意見交換や課題解決のための議論を行う大規模な会議のことです。一般的に100人以上の参加者が集まります。オフィスの会議室で行われる通常の会議とは異なり、大きな会場やホテルの宴会場などで開催されることが多いです。

他の会議との違い

カンファレンスは会議の一種であり、その他にも様々な種類の会議があります。以下にその他の会議との違いをまとめました。

種類	概要	カンファレンスとの違い
ミーティング	少人数で実施する打ち合わせ	カンファレンスは大人数で行われるのに対し、ミーティングは少人数で行われることが多い
ディスカッション	特定の議題について討論・討議する会議	討論が中心となっており、情報共有の要素は少ない
シンポジウム	学術的な議題に特化した会議	カンファレンスより学術性が高い
フォーラム	一般の参加も可能な、公開型の討論会	カンファレンスより一般向けの内容であることが多い
コンベンション	世界各国から参加者が集まる、大規模な会議	カンファレンスより規模が大きく、国際的な会議であることが多い

会議の種類によって、規模や開催目的が異なります。カンファレンスは比較的大規模で、専門的な情報共有や課題解決を目的としているのに対し、ミーティングは少人数での情報共有、ディスカッションは特定の議論についての討論、シンポジウムは学術的な議題について討論、フォーラムは一般向けの討論、コンベンションはさらに大規模な国際会議という特徴があります。

カンファレンスの種類

カンファレンスにはさまざまな形式があり、それぞれ特徴が異なります。以下では、代表的な5つの種類について解説します。

講演会

講演会は、その分野の専門家やオピニオンリーダーが登壇し、業界のトレンドや最新動向などについて情報を共有する会です。参加者は主に聴講に徹し、情報収集を行います。基調講演の後に一般講演を行う場合が多く、専門性の高い情報を効率的に共有できる点がメリットです。

展示会

展示会は、議題に関連する会社や団体が自社の製品やサービスをブースに展示し、参加者に直接紹介する会です。参加者は自由にブースを巡り、実際に製品に触れたり、担当者と会話したりすることで、最新技術や新製品の情報を収集します。

パネルディスカッション

パネルディスカッションは、特定の議題に関する専門的な知見を持つ複数の登壇者が討論を交わす会です。異なる立場や業界の専門家がそれぞれの視点から話し合い、参加者は討論を聴講することで、多角的な視点から情報を得ることができます。

ポスターセッション

ポスターセッションは、研究の成果や事例報告などの内容を大判のポスターにまとめて掲示し、担当者がポスター前で直接説明する会です。参加者は自由に質問ができるため、双方向のコミュニケーションが取りやすいのが特徴です。個別の質疑応答により、深い理解が可能となります。

ワークショップ

ワークショップは、参加者自身が実際に手を動かして学ぶ形式のカンファレンスです。製品・サービスを使った演習やロールプレイなどを通して学ぶことで、より深い理解と技能の習得が可能となります。

カンファレンスの開催形式

カンファレンスの開催には、リアル、オンライン、ハイブリッドという3つの形式があります。それぞれの特徴とメリット・デメリットを理解した上で、自社に適した形式を選びましょう。

リアル

リアル開催は、会場に参加者が集まり、直接顔を合わせて行う形式です。自社の会議室や貸し会議室、ホテルの宴会場などで実施されます。

メリット	デメリット
参加者同士が直接コミュニケーションを取れる 会場に一体感が生まれやすい 質疑応答が円滑に進む	会場費や設備費などの費用がかかる 参加者に移動時間や交通費の負担がかかる 遠方に住んでいる人が参加しにくい

 

オンライン

オンライン開催は、ライブ配信ツールやプラットフォームを使用し、オンラインで行う形式です。参加者は自宅や職場など好きな場所から、パソコンやモバイル端末で参加できます。

メリット	デメリット
会場費がかからず、費用を抑えられる 地理的な制限がなく、国内外から参加しやすい 参加者の移動時間や交通費が発生しない	参加者同士が直接交流できない 通信環境による接続トラブルが発生するリスクがある 途中で参加者の集中力が切れる恐れがある

 

ハイブリッド

ハイブリッド開催は、リアル開催とオンライン配信を組み合わせた形式です。会場に参加者を集めつつ、同時にオンラインでカンファレンスの様子を配信します。

メリット	デメリット
リアル開催の臨場感とオンライン配信の利便性を両立できる 参加者が柔軟に参加方法を選べる より多くの人が参加しやすい	リアル開催とオンライン配信両方の費用がかかる 担当者に大きな負担がかかる 両方の参加者に満足してもらうための工夫が求められる

 

カンファレンスを開催するメリット

カンファレンスの開催は、会社にとって多くのメリットがあります。以下では、主要なメリットを5つ紹介します。

集客効果を期待できる

カンファレンスでは、通常のマーケティング活動では接点を持ちにくい層にもアプローチできます。業界のトレンドや専門的な情報を求めている参加者は、そのまま自社の潜在顧客となる可能性が高く、質の高い見込み客を効率的に獲得することが可能です。さらに、質の高いコンテンツを提供することで参加者の満足度が向上し、口コミによる新規顧客の獲得も期待できるでしょう。

既存顧客のロイヤルティが向上する

カンファレンスは、既存顧客との関係性を強化し、ロイヤルティを向上させる絶好の機会です。最新の業界動向や専門知識などを直接顧客に提供することで、自社の専門性と信頼性をアピールできます。また、他の顧客と交流する機会を設けることで、顧客同士のつながりを生み出し、コミュニティ意識の醸成にもつながります。

そうした体験を通じて顧客の満足度が向上すれば、競合他社との差別化を図れるほか、リピート率や顧客生涯価値（LTV）の向上も期待できます。結果として、安定した収益基盤の確立に貢献します。

社員の一体感やモチベーションを高められる

カンファレンスは社外向けの取り組みであると同時に、社内にもよい影響を与えます。運営には複数の部署の連携が必要となるため、普段は異なる部署で働く社員同士が協力し、部門間の壁を越えたコミュニケーションが活性化します。

また、イベントの成功体験は、日常業務へのモチベーション向上にも繋がります。自分の仕事が会社に役立っていると実感を得られれば、日常業務にもより主体的に取り組めるようになるでしょう。

自社ブランディングを向上させられる

カンファレンスの開催は、自社のブランディングを強化する有効な手段です。最新の知見や技術を提供することで、会社の専門性と先進性をアピールできて、業界内での存在感や信頼性を高められます。

こうした情報発信により、参加者やステークホルダーからの信頼を獲得できれば、ビジネス機会の拡大にもつながります。さらに、優秀な人材によっても魅力的な会社として映るため、採用活動においても有利です。

長期的には、強固なブランドイメージの確立により、価格競争に巻き込まれにくくなるだけではなく、新規事業の展開や市場拡大を加速させる効果も期待できます。

社会貢献への姿勢を示せる

環境問題や社会課題を議題としたカンファレンスの開催は、自社が社会的責任を果たそうとする姿勢を示す機会となります。社会の課題解決に取り組む姿勢が伝われば、消費者からの共感を得られて、会社のイメージを高めることが可能です。また、SDGsやESG投資の観点からも評価されやすく、投資家からの信頼も獲得できます。

カンファレンスを開催するデメリット

カンファレンスの開催には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。デメリットを事前に理解し、適切な対策を講じるために、ここでデメリットについて理解を深めておきましょう。

売上に直結しづらい

参加者の多くは情報収集や学習を目的として参加しており、その場で契約や購入に至るケースは限られています。特にBtoBビジネスにおいては、意思決定プロセスが長期化する傾向があり、カンファレンス開催後すぐに商談に結びつくことは多くありません。短期的な視点では費用対効果が低いと判断されやすく、経営層の理解を得られない場合もあります。

カンファレンスを開催する際は、KPIを適切に設定し、中長期的な視点で効果を測定することが重要です。リードの質や量、ブランド認知度、顧客満足度など、複数の指標を組み合わせて評価しましょう。また、参加者へのフォローアップ体制を整備し、顧客の育成に取り組むことで、将来的な売上向上につながります。

開催費用が発生する

リアル開催の場合、会場費が最も大きなコストとなることが一般的です。加えて、講師謝礼、広告宣伝費、機材レンタル費、スタッフ人件費、ケータリング費用など、多岐にわたる費用が発生します。オンライン開催でも、配信プラットフォーム利用料、撮影・配信機材費、技術スタッフ費用などが必要です。さらに、ハイブリッド開催の場合は、リアル開催とオンライン配信の両方の費用が発生するため、最も多くの費用がかかる傾向があります。

できるだけ費用を抑えるためには、早期の会場予約により割引を活用したり、スポンサーや協賛してくれる会社を募集して費用を分担したりすることが効果的です。また、オンライン開催を検討するのもよいでしょう。

担当者の業務負担が大きくなる

カンファレンスの開催は、企画立案から当日運営、事後フォローまで、半年以上にわたる長期プロジェクトとなることが一般的です。関係者との調整やスケジュール管理、予算管理、リスク管理など、多岐にわたる業務が発生します。通常業務と並行して進めなければならず、担当者の負担は相当なものとなります。

特に初めての開催では、知識不足から試行錯誤が多くなり、想定以上の時間を要することも少なくありません。また、チーム内での役割分担が不明確な場合、特定の担当者に業務が集中し、長時間労働やストレスの原因となる可能性があります。

対策として、社内でプロジェクトチームを編成し、明確に役割を分担することがおすすめです。必要に応じて外部のイベント会社に業務を委託するなど、柔軟に対応を検討しましょう。

カンファレンスを開催する手順

カンファレンスを成功させるためには、計画的な準備と実行が欠かせません。以下では、開催までの具体的な手順を紹介します。

1. 開催の目的を明らかにする
2. 開催の概要を決定する
3. 必要な機材を用意する
4. 構成を検討する
5. 収支計画を立てる
6. クリエイティブを制作する
7. 集客施策を実施する
8. 開催後はフォローアップを行う

1.開催の目的を明らかにする

カンファレンス開催の第一歩は、「なぜカンファレンスを開催するのか」という明確な目的の設定です。目的を定めないまま進めてしまうと、企画内容がぶれて、参加者の満足度が低くなってしまう可能性があります。

目的の例としては、「業界でのブランド認知度を高める」「既存顧客の満足度を○○%向上させる」などが挙げられます。目的は複数あっても構いませんが、優先順位をつけて整理することが重要です。

あわせて、目的に応じてKPI（重要業績評価指標）を設定しておきましょう。参加者数やアンケートの満足度など、具体的な数値目標を定めることで、開催後の効果測定が可能となります。

2.開催の概要を決定する

目的が明確になったら、カンファレンスの概要を決定します。具体的な項目は、以下の通りです。

• 開催日時

ターゲット層が参加しやすい曜日や時間帯を選びます。業界の繁忙期を避け、競合イベントとの重複も確認しましょう。

• 会場

アクセスの良さ、収容人数、設備の充実度、予算を総合的に判断して選びます。人気の高い会場は半年以上前から予約が埋まるため、早めの確保が必要です。

• 開催形式

目的やターゲット層の特性、予算などから自社に適した形式を選びます。

• 議題・内容

参加者の関心を引きつけ、目的を達成できる内容を選びます。

3.必要な機材を用意する

会場や開催形式に応じて、必要な機材を洗い出して準備します。

開催形式	必要な機材の例
リアル	プロジェクター スクリーン 音響設備（マイク、スピーカー） 照明設備 受付用機材 ネームカードなど
オンライン	配信用カメラ マイク 照明機材 配信用PC 配信プラットフォーム 安定したインターネット回線など
ハイブリッド	リアルとオンラインで必要となるもの

 

機材の準備では、必ず事前に動作確認を行いましょう。トラブル対応のためのバックアップ機材も用意し、担当スタッフへの操作説明も必要です。

4.構成を検討する

カンファレンスのプログラム構成は、参加者の満足度を左右する要素であるため、慎重に検討しましょう。基本的には、以下の流れで進めます。

1. オープニング（開会挨拶、概要説明）
2. 基調講演
3. 一般講演
4. パネルディスカッションやワークショップ
5. 質疑応答

5.収支計画を立てる

カンファレンスの開催に必要な支出と見込める収入をあらかじめ整理し、健全に予算を管理しましょう。

支出項目の例	会場のレンタル費用 人件費（講師への謝礼、スタッフの人件費） 広告宣伝費 機材のレンタルや購入にかかる費用
収入項目の例	参加費 協賛・スポンサーからの協力金

 

過去実績や類似イベントの事例を参考にしながら、収入はやや少なめに、支出はやや多めに見積もることで、余裕のある計画を立てることがおすすめです。

6.クリエイティブを制作する

カンファレンスの告知に使用するクリエイティブを制作していきます。ターゲット層に興味を持ってもらえる表現・デザインを意識しましょう。

制作するクリエイティブには、以下のようなものがあります。

• ランディングページ
• Web広告素材（バナー、動画広告）
• 印刷物（ポスター、チラシ、パンフレット）
• メールのテンプレート
• SNS用素材
• 当日使用する資料（プログラム冊子、アンケート用紙）など

想定外のトラブルが発生する可能性があるため、制作スケジュールには余裕を持たせ、校正・修正期間を十分に確保しましょう。

7.集客施策を実施する

どれだけ魅力的なカンファレンスを企画しても、参加者が集まらなければ効果は半減します。ターゲットに合わせて、適切な集客施策を実施しましょう。

オンライン施策	自社Webサイトでの告知 メルマガの配信 SNSの活用 Web広告の配信 プレスリリースの配信など
オフライン施策	DMの送付 業界誌への広告掲載 取引先への案内 関連イベントでのチラシ配布など

 

早期申込者への特典の用意、定期的な情報発信、登壇者や協賛してくれる会社による告知協力、参加者の声の活用などにより、集客力を高められます。申込状況を定期的に確認し、必要に応じて施策を追加・改善しましょう。

8.開催後はフォローアップを行う

カンファレンスは、開催して終わりではありません。参加者との関係を継続的に築くために、開催後にフォローアップを行いましょう。

まずカンファレンスを開催したら、当日または翌日にお礼メールを送信します。感謝の言葉に加え、カンファレンスのハイライトや、アンケートへの協力依頼、次回開催の予告などを含めましょう。都合により参加できなかった人もいるため、不参加者にはアーカイブ視聴の案内を送ると、関心を持ち続けてもらえます。

また、収集した顧客情報をCRMに登録し、顧客育成に活用することも重要です。顧客の興味や関心に応じた情報を継続的に提供することにより、次回イベントの参加や商談機会の創出につながります。

カンファレンスにおすすめの企画

参加者の満足度を高めるためには、情報提供だけではなく、参加者の記憶に残る企画を取り入れることがおすすめです。以下では、カンファレンスに最適な企画を4つ紹介します。

企画名	特徴
ビンゴ大会	簡単なルールで、誰でも楽しめる 豪華な景品を用意すると、さらに盛り上がる
オール社員感謝祭	自社ならではのクイズで盛り上がる テレビ番組のような演出で非日常感を味わえる
NASAゲーム	参加者同士の積極的な交流を促進できる 合意形成のプロセスを学べる
謎パ	謎解きを楽しみながら交流できる 参加者の記憶に残りやすい

ビンゴ大会

ビンゴ大会では、番号を読み上げてビンゴカードの数字を埋めていき、縦・横・斜めのいずれかの列を揃えることを目指します。ルールが簡単で老若男女問わず参加しやすい点が大きな特徴です。豪華な景品を用意することで、さらに会場を盛り上げられます。

【カンファレンスにおすすめする理由】

• 大人数が一斉に参加できる
• 準備が比較的少なく、運営側の負担が少ない
• リアル・オンラインのどちらでも実施できる

オール社員感謝祭

社員向けのカンファレンスを開催する場合には、オール社員感謝祭が特におすすめです。オール社員感謝祭とは、自社ならではのオリジナル問題を出題し、社員全員で盛り上がるアクティビティです。テレビ番組のような演出により、社員は非日常感を味わえます。

【カンファレンスにおすすめする理由】

• 社員の帰属意識を高められる
• 部署を超えて交流できる
• スマートフォンで参加できるため、参加者が大人数でもスムーズに進行できる

NASAゲーム

NASAゲームは、宇宙船が月面に不時着したという設定で、限られたアイテムの優先順位をチームで話し合い、脱出を目指すゲームです。チームでの話し合いが終わったら、模範解答と比較し、振り返りを行います。コミュニケーション能力やチームワークの向上に効果的です。

【カンファレンスにおすすめする理由】

• 参加者同士の積極的な交流を促進できる
• コミュニケーション能力やチームワークが向上する
• 合意形成のプロセスが学べる

謎パ

謎パは、参加者全員が一つのチームとなり、協力して謎を解き明かし、ミッションのクリアを目指すアクティビティです。それぞれに配られた情報を共有し、ミッションのクリアを目指す過程で、一体感が生まれます。

リアル・オンラインのどちらでも実施でき、イベントの目的や開催形式に応じて柔軟に対応可能です。ミッションは謎解きとは異なる内容のため、謎解きが苦手な人でも楽しめます。

【カンファレンスにおすすめする理由】

• 全員で協力して進む形式で、一体感が生まれやすい
• 知的好奇心を刺激する内容で、参加者の印象に残りやすい
• リアルでもオンラインでも実施できるため、開催形式を問わず導入しやすい

まとめ

本記事では、カンファレンスの概要から種類、開催形式、メリット・デメリット、開催手順、そしておすすめの企画まで幅広く解説しました。

効果的なカンファレンスを開催するためには、明確な目的設定と綿密な計画が不可欠です。また、参加者の記憶に残るレクリエーション企画を取り入れることもおすすめです。必要に応じて外部のイベント会社への相談も検討し、カンファレンスの成功を目指しましょう。

カンファレンスは会社の成長に貢献する重要な施策です。ぜひ本記事を参考に、自社の目的に合ったカンファレンスを企画・運営しましょう。