イベントの各種手配や運営などを請け負う会社を「イベント会社」といいます。イベント会社に外注することで、イベントの実施に関してさまざまなサポートを受けることができます。

本記事では、イベントを外注するメリット、外注できること（依頼可能な範囲）、流れ・スケジュールの目安、料金相場、業者の選び方を紹介します。

イベント会社に外注するメリット

ここからは、イベント会社に外注するメリットを紹介します。

実施したいイベントを実現できる

イベント会社を活用することで、実施したいイベントを実現することに近づけることができます。たとえば、「防災を啓蒙するための親子向けイベント」を実施したい場合には、イベントの企画・準備・運営に多くの工数がかかりますが、イベント会社を活用することで、イベント会社により対応範囲を異なりますがその多くをサポートしてもらうことができます。

プロによる企画・運営サポート

イベント会社は、イベントの企画・運営に関するノウハウを持っています。企画においては会場の広さ・設備、必要な人員などがイベント内容によって異なります。また、運営においても動線の確保、リハーサル、参加者への応対などにさまざまなノウハウがあります。イベント会社を活用することで、企画から運営までさまざまなサポートを受けることができます。

コストの最適化が可能

イベント会社を活用することで、総コストを削減できる場合があります。たとえば、イベント会社の株式会社IKUSAでは、イベントの企画から運営・片づけまでワンストップでご対応可能で、さらに自社でフード事業を展開していたり、多くのイベント会場と提携していたりするため、コストを最適化することができます。

外注できるイベントの種類

以下では、イベント会社に外注できるイベントの種類を紹介します。

社内イベント

社員が対象となる会社のイベントを「社内イベント」といいます。イベント会社が請け負う社内イベントとしては式典が一般的ですが、自社で社内イベント向けのコンテンツを保有している場合は、社員総会、社内表彰式、社員旅行、社内運動会などのサポートが可能です。たとえば、株式会社IKUSAでは100種類以上の社内イベント向けコンテンツを提供し、年間1,000件以上の社内イベントをサポートしています。

社内イベントの例

• 式典
• 社員総会・納会・キックオフイベント
• 社内表彰式
• 社員旅行
• 社内運動会
• 懇親会・歓迎会

企業イベント

会社に関係し、社外の関係者や参加者を含むイベントを「企業イベント」といいます。イベント会社が請け負う企業イベントとしては展示会やPRイベントなどが一般的です。展示会を例にとると、設計・デザイン、設営などの対応範囲がイベント会社によって異なります。イベントの実現に向けて必要な工程に強みを持つイベント会社に外注するのがおすすめです。

企業イベントの例

• 展示会
• 展覧会
• 見本市
• PRイベント
• 販促イベント
• セミナー

地域イベント

地域の祭りや防災訓練など、一般が対象となるイベントを「地域イベント」といいます。地域イベントは自治体や商業施設などが主催する形で行われるのが一般的です。イベントの企画力やコンテンツの魅力に強みを持つイベント会社に外注するのがおすすめです。

地域イベントの例

• 季節の祭り・フェスティバル
• 防災訓練
• ワークショップ・体験会
• ウォークラリー
• マラソンイベント

オンラインイベント（ウェビナー・配信型表彰式など）

映像配信やオンラインチャットなどを活用し、オンライン参加型のイベントを「オンラインイベント」といいます。配信型、オンラインコミュニケーション型などのさまざまな形式があります。配信型のイベントの場合は配信技術やノウハウが求められ、必要な設備が多いためイベント会社に外注するのがおすすめです。また、オンラインコミュニケーション型のイベントの場合は、魅力的なオンラインコンテンツを保有しているイベント会社に依頼するとよいでしょう。

オンラインイベントの例

• 配信イベント
• eスポーツイベント
• 音楽イベント
• 謎解きイベント

イベント会社に外注できること

ここからは、イベント会社に外注できること（イベント会社に外注可能な範囲）を紹介します。

企画立案・コンセプト設計

イベントを実施する際には、目的やターゲットに応じて、最適なコンセプト設計をして企画を立てる必要があります。企画を立てる際には、経験・ノウハウに基づいて適切な規模や内容にすることが求められます。企画に強みを持つイベント会社を活用することで、より適切で魅力的なイベントの企画を立てることができます。

会場選定・人員手配

イベントを実施する目的・規模・アクセスなどに応じて、適切な会場を選定・手配します。イベント会社では、プロの視点で動線や設備の確認を行ったうえで、事前の下見や契約条件の精査なども行える場合があります。また、イベントを実施する際には、運営スタッフなどの人員が必要になります。イベント会社を活用することで、人員手配や管理を行ってもらえる可能性があります。

制作・製作

イベント会場の設計・製作や、パンフレット製作、ノベルティ製作、ホームページ制作、LP（ランディングページ）制作などの制作・製作をイベント会社に外注可能な場合があります。デザイナーやエンジニアが在籍しているイベント会社もありますが、イベント会社が管理して外注する場合もあります。

音響・照明などの演出

音響・照明・ステージ演出などがあるイベントを実施する場合は、演出面のノウハウや機材が必要になります。演出に強みを持つイベント会社を活用することで、運営時の演出を行ってもらえる可能性があります。

集客・広報

イベント告知のためのWebサイト制作やSNS運用、チラシ・ポスター制作などの集客・広報に関して対応可能なイベント会社もあります。集客に関しては、イベント集客サイトやPRサイトを活用することが一般的ですが、イベント会社にワンストップで対応してもらえる可能性があります。

外注する際の流れ・スケジュール

ここからは、イベント会社に外注する際の流れやスケジュールを紹介します。

目的・予算・スケジュールなどの整理（4〜6か月前）

イベント会社に外注するための打合せで必要になるため、まずはイベントを実施する目的・ターゲット、予算、スケジュールなどを整理することが大切です。それらを明確にしておくことで、イベント会社との打ち合わせが円滑に進むでしょう。また、イベントに関してこだわりたいことや、対応してもらいたい範囲などの要望に関してまとめておくことも重要です。

イベント会社の選定・打合せ（3〜6か月前）

続いて、イベント会社の選定を行います。気になったイベント会社をピックアップしておき、各社から提案・見積をもらうとよいでしょう。一般に告知して集客を行う場合や、イベントの規模が大きい場合などは、半年前までを目安として早めに準備を進めることが大切です。

企画・演出・運営などの決定（2〜5か月前）

活用するイベント会社が決まったら、イベントの内容、会場・人員、集客・広報計画などを決めます。それらが決まった後は、基本的にイベント会社に委ねる形になることが一般的です。

外注費用の相場・内訳

ここからは、外注費用の相場と内訳を紹介します。

外注費用の目安

イベントの規模や内容によって費用は異なりますが、50～100名程度のイベントであれば、100万円～300万円程度がイベント会社に外注する際の相場となります。イベントの規模が大きい場合や、設計・施工・製作、デザイン・製作などを含めて工数が多い場合は1,000万円以上になる場合もあります。

内訳

外注費用の内訳の例を以下に記載します。

• 企画費
• 会場費
• 備品・機材レンタル費
• 人件費（司会・スタッフ等）
• 設計・施工・製作費
• 印刷・制作費
• 交通・宿泊費
• 運営費

上記はあくまでも一例です。イベント会社によって見積の内訳は異なるので、外注する可能性のあるイベント会社をピックアップし、相見積をとるようにするのがおすすめです。

オプション費用の例

イベント会社によっては、さまざまなオブションを提供している場合があります。たとえば、イベント当日の動画撮影、オープニング・エンディングムービーの制作、ノベルティの製作、SNSの運用、芸能人・タレントの手配、記念品の制作などが挙げられます。

イベント会社を選ぶ際のポイント

以下では、イベント会社を選ぶ際のポイントを紹介します。

実績・専門性を確認する

まずはイベント会社の強みや対応可能な範囲を確認することが大切です。また、近しい業界・規模・目的のイベント開催事例を確認することも重要です。イベントの実施には経験・ノウハウが不可欠で、提供しているサービスの質やホスピタリティなどはイベント会社ごとに異なります。安心して外注できるイベント会社なのかを確認しておきましょう。会社のホームページやPRサイトなどを確認するのがおすすめです。

サービスの内容を確認する

イベント会社のホームページに記載のあるサービス内容がわかりにくかったり、実際に提供されるサービスとの齟齬があったりする可能性があります。サービス内容が詳細に記載されていないことも少なくないため、イベント会社に問合せフォームやメールで問合せをしてサービス内容について詳しく確認することが重要です。

応対の内容を見る

問合せをした際の対応や、初回の打合せ時の営業担当者・ディレクターなどの対応を見ることで、そのイベント会社の信頼性をはかるための材料になります。ただし、営業担当者や交渉や折衝の経験があり、提案内容に現場との乖離がある可能性もあるため、打合せでの応対を鵜呑みにしないことが大切です。イベント会社の信頼性をはかる方法としては、実績を見るのを優先するとよいでしょう。

見積に記載のある項目・内容を確認する

見積に記載のある内容と、実際に提供されるサービス内容に齟齬があると、想定していたイベントにならない可能性があります。見積もりは内訳が詳細に記載されているか、オプション費用の記載があるかなどを確認し、何をどこまで対応してもらえるのかを担当者に確認するとよいでしょう。電話確認ではなく、確認事項・内容が残るメール確認をするのがおすすめです。

柔軟な対応力があるか

イベントに関するサービスをカスタマイズすることが可能なイベント会社の場合には、要望を伝えることで柔軟に対応してもらえる可能性があります。パッケージになっているサービスのみを提供しているのか、柔軟にカスタマイズ可能なのかを確認しておくとよいでしょう。

トラブルを防ぐためのチェックポイント

以下では、イベント会社に外注する際にトラブルを防ぐためのチェックポイントを紹介します。

追加料金の有無を確認する

イベント会社から提示された見積の他に、追加料金などがある場合があります。また、打合せを進めていくなかでオプションを追加した場合に、別料金が発生する可能性もあります。イベント会社に外注することを決めた時点から、最終的な料金に変更がある可能性があるため、追加料金が発生する可能性がある項目について、イベント会社に問合せをして明らかにしておくとよいでしょう。

イベント当日までの過程を可視化する

プロジェクトの全体スケジュールを「○月○日：会場手配完了」「○月○日：印刷物入稿」のように細分化し、可視化しておくことで、進行上の抜け漏れを防ぎやすくなります。イベント会社側で管理しているものとは別に、発注者側でも全体スケジュールを確認できるように可視化しておくことがおすすめです。また、イベントの実施に関する進捗状況をイベント会社側から共有してもらうことも重要です。

キャンセル・変更の規定を確認する

イベント会社に外注する場合には、キャンセルや変更に関して確認しておくことも大切です。たとえば、直前にイベントが中止になった場合に、飲食物や会場などのキャンセル費用が発生する場合があります。キャンセル料が発生しないのはいつまでなのか、いつまでであればキャンセルできるのかなどを確認しておきましょう。特に屋外で実施されるイベントの場合は天候の影響を受ける可能性があります。イベントが中止になる場合の代替案を含めて確認しておきましょう。

外注に関してよくあるQ&A

ここからは、イベント会社への外注に関してよくあるQ&Aを紹介します。

Q1. どのタイミングで外注を検討すべき？

1. 遅くともイベントの3か月前にはイベント会社との打合せを開始できるようにすることが大切です。企画立案、各種製作・制作にかかる期間はイベント会社ごとに異なります。余裕をもって進められるように早めに準備を開始するのがおすすめです。また、イベントの規模が大きい場合には、会場手配が難しくなる可能性があるため、半年から1年前を目途に準備を開始するとよいでしょう。

Q2. 小規模なイベントでも外注できる？

1. イベント会社によって、最少人数や最小料金は異なります。最少人数と最小料金を確認しておくとよいでしょう。最小料金については30～50万円程度が目安となります。

Q3. イベント会社にどこまで任せられる？

1. 対応可能な範囲はイベント会社によって異なります。問合せをして、イベント会社が請け負う項目を明確にしておきましょう。

Q4. オンラインイベントでもサポートしてもらえる？

1. イベント会社によっては、オンラインイベントに関するサービスを提供している場合があります。イベント会社によって異なるので、サービスの内容を確認しておきましょう。また、オンラインイベントでは配信中にトラブルが生じる可能性があり、円滑な進行の難しさもあるため、オンラインイベントの開催実績を確認することも重要です。

まとめ

イベント会社に外注することで、プロの経験・ノウハウや技術を活用した質の高いイベントの実施が可能になります。イベント会社によって強みや対応可能な範囲が異なるので、イベントを実施する目的や内容に適したイベント会社を選びましょう。

IKUSAでは、イベントに関する100種類以上のサービスを提供し、年間1,000件以上のイベントを支援しています。コンテンツの楽しさ・面白さや、参加者同士のコミュニケーション促進・演出などを強みとしています。社内イベント、企業イベント、地域イベント、オンラインイベントの実施を検討している方は、ぜひお気軽にご相談ください。