年度末や人事異動の時期には、同僚や部下・上司が会社や職場から離れることがあります。その際に開催されるのが、送別会です。お世話になった方への感謝を伝え、新たな門出を祝福します。しかし、送別会の企画や運営を初めて任された担当者の中には、「何から手をつければよいのかわからない」「どのような流れで進めるべきか不安」という方も多いのではないでしょうか。

本記事では、送別会の概要や当日の基本的な流れ、開催するために必要な準備、おすすめの企画アイデア、プレゼント選びのポイントまで、人事・総務担当者が知っておきたい情報を解説します。

送別会とは

送別会とは、転勤や退職などで会社や職場を離れる社員を、温かく送り出すための会合のことです。これまでの労をねぎらい、感謝の気持ちを伝えるとともに、新しい環境での活躍を願う意味も込められています。

送別会の対象	転勤・異動する社員 退職する社員 定年を迎える社員 結婚を機に退職する社員など
送別会の開催時期	退職や転勤の時期に合わせて年間を通じて実施されるが、年度末の3月〜4月が最も多い

会社によっては、歓迎会と送別会を同時に行う「送迎会」として開催する場合もあります。

壮行会との違い

送別会と似た会合に、壮行会があります。壮行会とは、海外出張や研修、新しいプロジェクトへの参加など、一時的に会社を離れる方の前途を祝し、激励するための会合です。

壮行会と送別会の大きな違いは、対象者が会社に戻ってくるかどうかという点にあります。送別会は基本的に会社や職場を完全に離れる方を対象としているのに対し、壮行会は将来的に戻ってくる社員を対象に開催されます。

壮行会では「成果を上げて帰ってきてください」という励ましの気持ちが中心であるのに対し、送別会では「これまでありがとうございました」という感謝と別れの気持ちが中心となっています。

なお、壮行会については、以下の記事で詳しく紹介しています。

関連記事：壮行会とは？開催するメリットや準備・おすすめの企画7選を紹介

送別会を開催する目的

会社が送別会を開催する目的は多岐にわたります。

【送別会を開催する目的】

• 社員に感謝の気持ちを伝える
• 今後の活躍を応援する
• 社員を大事にする会社の価値観を示す

中でも最も重要な目的は、これまで会社に貢献してくれた社員に対して、感謝の気持ちを伝えることです。日々の業務の中ではなかなか伝えきれない感謝や敬意を、送別会という機会を設けて伝えることで、送り出される社員にとって良い節目となります。

また、送別される社員の新しい門出を祝福し、今後の活躍を応援することも目的のひとつです。会社全体で門出を祝福することで、送別される社員は前向きな気持ちで新しい環境に進んでいけるようになります。

さらに、送別会は会社の価値観を表す絶好の機会です。人を大切にする会社の風土を示すことで、現在働いている社員のモチベーションの向上や、会社のブランドイメージの向上にも寄与します。

送別会の当日の流れ

送別会を円滑に進行し、参加者全員にとって心地よい時間とするためには、事前に当日の流れを明確にしておくことが大切です。一般的な送別会は約2時間程度で、以下のような流れで進めます。

1. 開会宣言を行う
2. 最初の挨拶を行う
3. 乾杯を行う
4. 歓談を楽しむ
5. 送別される社員に挨拶を行う
6. 送別される社員が挨拶を行う
7. 中締めを行う
8. 閉会宣言を行う

1.開会宣言を行う

司会者による開会宣言から会は始まります。まず参加者への感謝を述べ、送別会の主旨と主役を簡潔に説明します。主役の名前や所属部署、これまでの貢献などを紹介し、送別会が特別な会合であることを参加者に印象づけます。

開会宣言の例文

2. 最初の挨拶を行う

開会宣言の後、送別会の最初の正式な挨拶として、代表者が挨拶を行います。社内で最も役職の高い人に依頼するのが一般的ですが、もし送別される方がその立場にある場合は、それに次ぐ役職者にお願いします。司会者は、円滑に進行できるよう話しやすい雰囲気を作り、代表者に丁寧にバトンを渡します。

最初の挨拶の例文

3.乾杯を行う

最初の挨拶に続き、乾杯を行います。乾杯の音頭は、参加者の中で役職が3番目に高い人が担当することが一般的です。送別される社員への敬意と今後の活躍への期待を込めた短いスピーチを行い、参加者全員でグラスを掲げて乾杯します。

参加者はグラスを持って立っているため、長すぎるスピーチは避け、1〜2分程度で収めましょう。

乾杯の挨拶の例文

4.歓談を楽しむ

乾杯の後は、食事をしながら歓談を楽しみます。歓談の時間は通常30分程度と送別会の中でも最も長く、参加者同士が自由に交流できる貴重な時間です。

歓談中は、司会者や幹事が会場全体を見渡しながら、必要に応じて話題を提供したり、まだ主役と話していない参加者に声をかけたりして、全員が楽しめるよう気を配ります。料理の追加注文や飲み物の補充なども、その時間に実施します。

5.送別される社員に挨拶を行う

歓談が一段落したところで、送別される社員に向けて挨拶を行います。挨拶は複数名が行うことが一般的で、直属の上司や同僚、部下などが順番にスピーチを披露します。各スピーチは3〜5分程度に収め、具体的なエピソードを交えながら感謝の気持ちを伝えましょう。

異動する人への挨拶の例文

異動する方への挨拶では、今後も同じ会社で働き続けることを前提に、これまでの協力への感謝と、新しい部署での活躍を期待する気持ちを込めましょう。また、今後も会社内で顔を合わせる機会があることを踏まえ、これからも良好な関係が続くことを感じさせる表現を加えると、より親しみのあるスピーチとなります。

退職する人への挨拶の例文

退職する方への挨拶では、長期間にわたる貢献への感謝と、これまで築いてきた信頼関係への敬意を表現しましょう。新たな道に進むことへの応援の気持ちを込めつつ、具体的な成果や思い出に触れることがおすすめです。

「△△さん、これまで本当にお疲れ様でした。△△さんには○年間にわたり、△△部門の発展に多大なご尽力いただき、心より感謝申し上げます。△△さんが構築された△△システムは、今でも私たちの業務を支えています。また、新人時代の私に丁寧にご指導いただいたことは、今でも大切な思い出です。△△さんの真摯な姿勢と専門知識は、私たち全員にとって学びの源でした。新しい人生のスタートを心よりお祝い申し上げ、今後ますますのご活躍をお祈りしています。」

寿退社する人への挨拶の例文

寿退社する方への挨拶では、結婚という人生の新しい門出を祝う気持ちを前面に出します。仕事上の貢献への感謝とともに、新しい家庭生活への温かいエールを送りましょう。

定年で退職する人への挨拶の例文

定年を迎える方への挨拶では、長年の貢献に対する深い敬意と感謝の気持ちを込めます。豊富な経験と知識が後輩たちに与えた影響について触れ、第二の人生への応援メッセージも含めましょう。

6.送別される社員が挨拶を行う

送り出す側の挨拶が終わった後は、送別される社員が挨拶を行う時間です。これまでお世話になった感謝の気持ちや、職場での思い出、今後の抱負などを自由に話してもらいます。

挨拶の時間は、5〜10分程度が目安です。司会者は適切なタイミングで挨拶をお願いし、温かい雰囲気の中で話してもらえるように配慮しましょう。

7.中締めを行う

送別される社員の挨拶の後、参加者の中で役職が2番目に高い人が中締めの挨拶を行います。会の振り返りと感謝の言葉を述べ、送別される社員の今後を応援するメッセージで締めくくります。

中締めの例文

8.閉会宣言を行う

最後に司会者が閉会宣言を行い、送別会を正式に終了します。参加者へ感謝を述べ、今後の連絡事項や二次会の案内などがあれば併せて伝えます。参加者が気持ちよく帰路につけるよう、閉会宣言の挨拶は簡潔にまとめましょう。

なお、このタイミングで記念撮影を行う場合もあります。

閉会宣言の例文

送別会の開催に必要な準備

送別会を成功させるには、事前の段取りが非常に重要となります。円滑に準備を進めるために、ここで送別会の開催に必要な準備について確認しておきましょう。

1. 開催日時を決める
2. 当日の進行スケジュールを決定する
3. お店を決める
4. 送別会の案内状を作成・送付する

2〜4週間程度の準備期間を設けると、余裕を持って進められます。

1.開催日時を決める

まずは、送別される社員の最終出社日や業務の引き継ぎスケジュールを確認し、日程の候補を複数用意します。参加者にアンケートを取り、できるだけ多くの人が参加できる日時を選びましょう。平日の夕方以降や金曜日の夜は選ばれることが多いです。

人気の会場は早めに埋まってしまうため、仮予約を入れながら日程調整を進めることをおすすめします。

2.当日の進行スケジュールを決定する

開催日時が決まったら、当日の流れを詳細に計画します。スケジュール作成では、各段階にかける時間を明確にし、あわせて挨拶やスピーチを担当する方への依頼も進めておきます。

また、余興や企画がある場合は、実施時間も確保し、必要な準備や道具の手配についても計画に含めておきましょう。プレゼント贈呈のタイミングや記念撮影の時間なども、流れの中にあらかじめ組み込んでおくと安心です。

3.お店を決める

会場選びは送別される社員の満足度を左右する重要な要素です。参加人数、予算、立地、料理内容、設備などを総合的に考慮して最適な会場を選択します。

以下に、お店を選ぶ際の確認項目についてまとめました。

確認項目	ポイント
立地	できるだけ多くの参加者がアクセスしやすい場所を選ぶ。最寄り駅からの距離や、オフィスからの移動時間を考慮し、仕事終わりに参加しやすい立地が理想的。
料理	参加者の年齢層や好みを考慮し、幅広い層に受け入れられる料理を提供する会場を選ぶ。アレルギー対応や、飲み放題プランのドリンクの充実度も確認する。
設備	マイクや音響設備の有無、プロジェクターの利用可否、座席レイアウトの自由度などを確認する。プレゼンテーションや動画上映を予定している場合は、これらの設備が整った会場を選ぶ必要がある。
会場の雰囲気	落ち着いた環境でゆっくり話ができる個室や、開放的で活気のある空間など、送別会の性格に応じて適切な雰囲気の会場を選ぶ。

 

4.送別会の案内状を作成・送付する

案内状には開催日時と会場の情報、参加費、出欠確認の期限、緊急連絡先など、必要な情報を漏れなく記載します。

【送別する側への案内状テンプレート】

【送別される社員への案内状テンプレート】

送別会におすすめの企画7選

送別会をより印象に残る会にするためには、参加者全員が楽しめる企画を取り入れることが効果的です。ここでは、多くの会社で実施されている人気の企画を7つご紹介します。

ビンゴ大会

ビンゴ大会は、年齢や性別、役職を問わずに楽しめる定番の企画です。ルールがわかりやすく、参加者全員が同時に参加できるため、会場全体に一体感が生まれます。

進行は司会者が行い、適度にコメントを交えながら会を盛り上げましょう。当選者に景品を用意することで、参加者のモチベーションを高められます。ビンゴが成立した順番に景品を選んでもらうシステムを採用すれば、最後まで緊張感を維持したまま楽しめるでしょう。

クイズ大会

クイズ大会は、知識を競いながら楽しむ定番企画のひとつです。個人戦に加えて、チーム戦の形式でも実施可能です。チーム戦にする場合は、普段あまり交流のない部署間でチームを編成することで、新たなコミュニケーションの機会を創出できます。

送別会向けのクイズ大会では、送別される社員の趣味や特技、印象的なエピソード、入社年度などをテーマにした問題を中心に構成することがおすすめです。また、会社の歴史や業界知識なども織り交ぜることで、幅広い参加者が楽しめる内容になります。

手作りアルバムの作成

手作りアルバムの作成は、送別される社員にとって特別な記念品となる心のこもった企画です。事前にアルバムを作成し、当日にサプライズとして贈呈します。

手作りアルバムを作成する際は、送別される社員の入社時から現在までの写真を時系列に並べ、重要な出来事やプロジェクトの成功などを振り返る構成にします。同僚や部下、上司からの手書きメッセージを添えることで、より温かみのある仕上がりになります。

デジタルによる制作も可能ですが、心のこもった印象を与えるために、手書きやスクラップブック形式で作成することがおすすめです。参加者全員で分担して作成することで、準備過程でも関係を深められるでしょう。

思い出動画の上映

思い出動画の上映は、これまでの会社での出来事を映像で振り返る企画です。送別される社員の仕事ぶりや同僚との交流風景、会社の行事での様子などを編集してまとめ、送別会で上映します。

写真のスライドショーに音楽を合わせたシンプルな内容から、同僚や上司、部下へのインタビュー映像を盛り込んだ本格的な内容まで、制作時間や技術レベルに応じて様々な形式で制作できます。特に社員からのメッセージ動画は、普段面と向かって言えない感謝の気持ちを伝える貴重な機会です。

参加者が集中して視聴できるように、上映時間は5〜10分程度に収めましょう。会場の音響設備や映像設備を事前に確認し、トラブルが起きないよう準備を整えておく必要があります。

人間アーチ

人間アーチは、送別会の最後に参加者全員で送別される社員を送り出す演出です。参加者全員が二列に並んで手を繋ぎ、アーチを作って送別される社員にくぐってもらいます。

視覚的にも印象的で、会場全体が一体となる心温まる瞬間を演出できます。この瞬間を写真や動画で記録しておけば、素晴らしい思い出として残すことが可能です。

実施にあたっては、会場の広さと参加人数を考慮して、通路の幅や長さを決めます。また、アーチを作る際には、参加者から自然に拍手や歓声が起こるよう、司会者がタイミングよく声かけを行い、会場を盛り上げましょう。

サプライズゲストの招待

サプライズゲストの招待は、送別される社員を驚かせ、喜んでもらえる企画です。以前の会社の同僚や取引先の方、ご家族など、送別される社員にとって大切な方を内緒で招待し、当日に登場してもらいます。

ゲストを選ぶ際は、送別される社員の人間関係を慎重に考慮し、確実に喜んでもらえる方を選ぶことが大切です。遠方から来てもらう場合は、交通費や宿泊費の負担についても事前に検討し、適切な配慮を行います。

スケッチブックリレーの動画制作

スケッチブックリレーは、一冊のスケッチブックにメッセージを書き込む様子を映像でつなぎ、リレー形式で回しているかのように見せる演出です。実際には、参加者がそれぞれ別の場所や時間にスケッチブックへ記入し、その様子を個別に撮影します。後から映像を編集して、スケッチブックが人から人へ手渡されていくように仕上げます。

編集の際は、スケッチブックを左右に受け渡す動きを統一することで、本当に手渡しているかのように演出できます。完成した動画は送別会で上映し、上映後にスケッチブック本体と合わせてプレゼントとして贈りましょう。

送別会で喜ばれるプレゼント

送別会では、これまでの感謝の気持ちを形で伝えるために、プレゼントを贈ることが一般的です。贈る相手の性別や年齢、趣味、新しい生活環境などを考慮して、喜んでもらえるアイテムを選びましょう。

男性に贈る場合

男性への贈り物では、新しい会社や日常生活で活躍する、実用性を重視したアイテムが喜ばれる傾向にあります。

【プレゼント例】

• 高品質なボールペン
• 上質なネクタイやネクタイピン
• 名刺入れやキーケースなど、ビジネス用レザー小物
• ペンスタンド、時計など、デスク周りで使える小物
• 相手の好みに合わせたお酒

女性に贈る場合

女性への贈り物では、美容や癒し、暮らしを彩るアイテムが人気です。見た目の華やかさや上品さも重要な要素となるため、箱や袋、ラッピングにも配慮してアイテムを選ぶことがおすすめです。

【プレゼント例】

• 高品質なハンドクリームやボディケアセット
• 上品なハンカチやスカーフ
• キャンドルや入浴剤など、アロマグッズ
• スイーツギフト
• マッサージグッズ、アイマスクなど、リラックスアイテム

まとめ

送別会は、これまでお世話になった社員へ感謝を伝え、新しい門出を祝福するための会合です。送別される社員や参加者の心に残る会にするには、丁寧な準備と当日の円滑な進行が欠かせません。しっかりと準備期間を設け、計画的に進めましょう。

送別会をより盛り上げるためには、参加者全員が楽しめる企画を取り入れることがおすすめです。本記事で紹介したおすすめの企画を参考にしながら、送別される社員にとって忘れられない素晴らしい思い出となる送別会を実現してください。