PRイベントは、企業や自社の製品・サービスの存在を多くの人に知ってもらうための手法の1つです。参加者に企業や製品・サービスの魅力を直接伝えられるだけでなく、顧客やメディアから「生の声」を聞くことができる貴重な機会でもあります。

本記事では、PRイベントの開催を検討している方に向けて、PRイベントについて解説します。PRイベントとはどのようなイベントを指すのか、開催する目的や代表的な形式、開催の流れ、成功させるためのポイントを、詳しく見ていきましょう。

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PRイベントとは

PRイベントとは、簡単にいうと「企業や製品・サービスを宣伝するためのイベント」のことです。

ただ、本来は「PR＝宣伝」の意味ではありません。そもそも「PR」とは、パブリックリレーションズ（Public Relations）の略語です。日本パブリックリレーションズ協会のホームページでは、“組織とその組織を取り巻く人間（個人・集団・社会）との望ましい関係をつくり出すための考え方および行動のあり方”と説明されています。

引用：パブリックリレーションズとは – 公益社団法人日本パブリックリレーションズ協会

つまりPRイベントとは、単に企業や製品・サービスについて知ってもらう・購入してもらうためのイベントではないということです。

PRイベントの目的

PRイベントの目的（開催することで得られる効果）としては、主に以下の3つが挙げられます。

認知度やブランドイメージの向上

PRイベントを開催することで、企業や製品・サービスの存在を、多くの人に知ってもらうことができます。PRイベントでは、参加者に「情報」だけでなく「体験」を提供できるので、参加者の記憶にも残りやすくなるでしょう。

そして、PRイベントに参加してくれた人が、SNSなどでポジティブな情報を発信してくれることもあります。また、PRイベントをメディアに取材してもらえることもあるでしょう。PRイベントを開催することで、実際にイベントに来てくれた人以外にも、企業や製品・サービスの存在、価値や魅力を知ってもらうことができるのです。

ポジティブな口コミが増えたり、メディアに取り上げられたりすると、認知度だけでなく、ブランドイメージや、企業に対する信頼も高まる可能性があります。

製品・サービス、ブランドに対する理解促進

PRイベントでは、製品・サービス、ブランドの価値や特徴を、企業から参加者に直接伝えることができます。参加者により深い理解を促すことができるというのも、PRイベントの特徴です。

イベントのテーマやコンセプトにもよりますが、実際に製品やサービスに触れる（体験できる）機会を提供できると、なおよいでしょう。実際に体験することで、参加者も価値や特徴を理解しやすくなりますし、SNSなどで情報を拡散してもらえる可能性も高まります。また、体験してみて何か質問があればその場で回答ができますし、参加者の声や反応から改善点が見えてくることもあります。

顧客との関係強化

PRイベントは、企業と顧客が直接コミュニケーションをとれる貴重な機会でもあります。PRイベントを通じて、より深い信頼関係を築くことができるでしょう。

PRイベントでは、参加者から直接フィードバックを得ることができます。これにより、企業は顧客のニーズやトレンド、自社の課題などを把握できるようになります。今後の製品開発やマーケティング施策に生かすことで、顧客満足度や顧客ロイヤルティの向上、リピーターの獲得などにつなげることができるでしょう

また、PRイベントでの企業の対応が丁寧であれば、参加者の企業に対する好感度や信頼も高まります。PRイベントは、顧客と長期的な関係性を構築するためにも有効な手段です。

PRイベントの形式

PRイベントには、さまざまな形式があります。効果を最大化するためには、目的やターゲット、イベントの内容に合わせて、適切な形式を選ぶことが重要です。ここでは、PRイベントの代表的な3つの形式の特徴を詳しく解説します。

セールスプロモーション形式

セールスプロモーション形式は、自社の製品・サービスの魅力をアピールし、販売促進を図るイベントです。具体例としては、エキスポやフェスティバルへの出展、ワークショップ、抽選会、体験イベントなどが挙げられます。

セールスプロモーション形式のイベントでは、参加者は実際に製品・サービスを見たり、体験したりできます。そのため、購買意欲が刺激され、その場で購入してもらいやすくなります。また、参加者に試供品や特典を渡すことで、イベント後の購買促進も図れます。

さらに企業側としては、直接参加者の反応を見ることができる、フィードバックを得られるというメリットもあります。エキスポやフェスティバルなどのイベントは、ターゲットとなる顧客や業界関係者も多く集まっているので、顧客のニーズや市場動向を探ることもできるでしょう。

プレス形式

プレス形式は、新しい製品・サービスの情報を、主にメディア関係者に向けて発信するイベントです。具体例としては、記者発表会やメディア説明会、内覧会（プレスプレビュー）、新商品発表会などが挙げられます。

メディアにPRイベントをニュースとして発信してもらうことで、幅広い層に製品・サービスを知ってもらうことができます。ブランドイメージや、企業に対する信頼も高められるでしょう。

ただ、注目を集めなければメディアに取り上げてもらえない可能性もあるため、メディアの関心を引くことができるような企画が求められます。最近は、話題性を高めるために、メディア関係者だけでなくインフルエンサーを招待して実施するケースもあります。

インナー形式

インナー形式は、内部のステークホルダーに向けて情報を発信するイベントです。具体例としては、株主総会や決起集会、企業説明会、入社式などが挙げられます。

インナー形式のPRイベントは、ここまでに紹介してきたPRイベントとは少し性質が異なります。社内コミュニケーション活性化やエンゲージメントの向上、企業のビジョン・方針の共有、結束力を高めることなどが、主な目的です。企業が成長し続けていくために、重要な取り組みです。

PRイベントを開催する流れ

効果的なPRイベントにするためには、しっかりと戦略を立て、準備をしたうえで開催する必要があります。PRイベントは、以下の6ステップで進めていきましょう。

1. 企画を立てる
2. 日程と会場を決める
3. PRイベントを宣伝する
4. 当日に向けて準備する
5. PRイベントを開催する
6. フォローアップと振り返り

1つずつ、詳しく解説します。

1.企画を立てる

企画を立てる際は、まずは以下の項目を明確にしましょう。これらにより、イベントの方向性や内容が変わるためです。

• PRイベント開催の目的
• ターゲット
• 予算

PRイベント開催の主な目的は、先ほど紹介した通りです。認知度の向上、顧客との関係強化など、PRイベントを通して実現したいことを目的とします。

そして、多くの参加者を集めるためにはターゲットも明確にしておく必要があります。ターゲットを決めておかないと、一貫性のないイベントになってしまう可能性がありますし、集客もしにくくなります。

また、最初に予算を決めておくことも重要です。PRイベントを開催するためには、さまざまな費用が発生します。たとえば、会場費、広告宣伝費、人件費、外部のイベント会社に依頼するなら委託料などです。最初に予算を決めておくことで、限られた資金を適切に振り分けられるようになり、無駄なコストの発生も抑えられます。

この3つを明確にできたら、次はイベントの中身を具体的に決めていきます。どのような内容であれば目的を達成できるか、ターゲットに満足してもらえるかをイメージしながら、アイデアを出し合いましょう。

2.日程と会場を決める

企画が決まったら、次は当日に向けてスケジュールを策定します。そのためには、PRイベントの日程と会場を決める必要があります。それぞれを決める際のポイントを紹介します。

日程

PRイベントの日程は、参加者が集まりやすい日を選んで決定します。たとえば、一般の消費者をターゲットにするなら、仕事が休みの人が多い土日祝日に設定するとよいでしょう。

セールスプロモーション形式やプレス形式の場合は、特定の行事や競合他社のイベントと重ならないようにするのもポイントです。これらと重なってしまうと、思うように参加者が集まらない可能性があります。日程を決める際は、市場調査を行うことも重要です。

会場

会場を選ぶ際にチェックしたいポイントとしては、以下が挙げられます。

• アクセスしやすい場所にあるか。
• イベントのテーマやコンセプトにマッチするか。
• 目標とする人数を収容できるか。
• 考えているレイアウトや演出が可能か。

会場は、いくつかの候補に絞って下見をすることをおすすめします。実際に足を運んでみると、「駅から意外と遠い」「思ったよりメインホールが小さい」などというケースもあるためです。

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3.PRイベントを宣伝する

PRイベントを開催することをターゲットに知ってもらわなければ、参加者は集まりません。スケジュールを策定できたら、PRイベントの宣伝活動も行いましょう。

宣伝する方法はさまざまありますが、情報はターゲットに届かなければ意味がないので、ターゲットに合う方法を選ぶことが大切です。そのためには、「ペルソナ」を設定することをおすすめします。ペルソナとは、典型的なユーザー像を指す言葉です。「20代・男性・会社員」のようなざっくりとしたターゲットではなく、年齢や性別、職業と役職、家族構成、趣味、価値観など、その人が実在するかのように設定します。ペルソナを設計することで、より効果的な宣伝方法やメッセージを考えやすくなります。

また、PRイベントを宣伝する際は、イベントの概要だけでなく、参加者が得られるベネフィットを伝えることも重要です。どのような利益があれば「参加したい」と思えるかを考え、それを全面的に押し出すと、参加者が集まりやすくなるでしょう。

4.当日に向けて準備する

宣伝活動と並行して、イベント当日に間に合うように必要なものを準備していきます。

たとえば、備品の用意です。イベントの内容によって必要なものは異なりますが、当日配布するカタログやパンフレット、参加者に記入してもらうアンケート、マイクやスピーカー、プロジェクターなどが挙げられます。ぎりぎりになって「あれを忘れていた」ということにならないように、最初に必要なものをすべてリストアップしておくとよいでしょう。

そして、当日スムーズに運営できるように、イベントの運営マニュアルを作成し、関係者に共有しておきましょう。早めに共有しておくことで、関係者もイベントの全体像を把握しやすくなります。

また、当日までに入念にリハーサルを行うことも重要です。リハーサルをしてみて改善点が見つかることもありますので、イベント直前ではなく、余裕を持って数回行うことをおすすめします。

5.PRイベントを開催する

PRイベントの当日（または前日）の設営は、時間に余裕を持って行いましょう。設営に不手際があると、参加者に楽しんでもらえなくなりますし、主催者である企業に対して不信感を持たれる可能性もあります。

開催時刻になったら、スケジュールどおりにイベントを進めていきます。イベントにトラブルはつきものですので、トラブルが起きたときの体制・対応なども、運営マニュアルに入れておけるとよいでしょう。また、後日イベントレポートやSNSなどでの情報発信に活用できるように、イベント中の写真や動画も撮っておくことをおすすめします。

そして、イベント終了後は速やかに撤収します。会場に迷惑をかけないよう、ゴミや忘れ物を残さないように注意しましょう。

6.フォローアップと振り返り

PRイベントは、開催したら終わりではありません。効果を最大化するためには、フォローアップが重要です。具体的には、参加者にメールを送り、PRイベントに来てくれたことへの感謝を伝えます。イベントで紹介した製品・サービスや、キャンペーンなどの案内を添えてもよいでしょう。

そして、PRイベント終了後には、関係者で振り返りの機会を設けることも忘れないでください。成果と課題を確認し、次回につなげていきましょう。

PRイベントを成功させるためのポイント

最後に、PRイベントを成功させるための3つのポイントを紹介します。

1.SNSを活用する

PRイベントは、SNSを活用することで、その効果をより高めることができます。

最近は、情報収集の際にSNSを利用する人が多くなっています。企業や製品・サービス、ブランド名でSNSのアカウントを作成し、そのアカウントを使ってPRイベントを告知すれば、より多くの参加者を集めることができるでしょう。

また、PRイベントの様子をライブ発信すれば、会場に来られなかった人にも、リアルタイムで情報を届けることができます。イベント終了後には、SNSにレポートを投稿することで、それを見て製品・サービスに興味を持ってくれる人もいるかもしれません。

PRイベントを開催することを考えているなら、SNSの活用も検討してみてください。

2.実施後は効果を測定する

PRイベントの開催には、大きな労力と時間的・金銭的なコストがかかります。かけたものに見合う成果が得られたのか、きちんと測定する必要があります。

そのために、KPI（Key Performance Indicators）を設定しておくことをおすすめします。KPIとは、簡単にいうと「目標達成の度合いを測るための指標」のことです。これを設定しておくことで、成果を数字で把握できるようになり、改善案も検討しやすくなります。

3.イベント会社に相談する

PRイベントを成功させるために、イベントに関する知識やノウハウを持ったイベント会社に企画・運営を任せるというのも1つの方法です。そうすることで、準備の工数を削減できるというメリットもあります。

イベント会社を選ぶときにチェックしたいポイントは、以下の通りです。

• サポートの範囲と内容
• イベントの実績
• 対応エリア
• 対応の丁寧さ　など

「IKUSA ARENA」を運営している株式会社IKUSAでは、イベントの企画・運営のサポートも実施しています。イベントに関するお悩み、課題などお気軽にご相談ください。

まとめ

PRイベントを開催することで、企業や製品・サービスの価値や魅力を効果的に伝えることができます。製品やサービス、ブランドの宣伝や購買促進を目的とするPRイベントの場合は、SNSを活用することで、効果をより高めることができるでしょう。

PRイベントを成功させるためには、目的とターゲットを明確にし、それらに合う内容や演出、会場を用意することが大切です。魅力的なイベントにするために、イベント会社の力を借りることも検討してみてはいかがでしょうか。

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